Dernière mise à jour : Décembre 2020 - version 1.0

1    INTRODUCTION

La Ville de Tubize s'engage à protéger les données (personnelles) de toutes ses parties prenantes avec le plus grand soin possible et à ne les traiter que de manière équitable et légale. Cette déclaration de confidentialité contient des informations essentielles sur la manière dont la Ville de Tubize, en tant que responsable du traitement, collecte et traite les données personnelles, définit à quelles fins et explique vos droits en tant que personne concernée. Cette déclaration de confidentialité s'applique aux citoyens de la Ville de Tubize, aux visiteurs du site Web et à toute personne physique qui entre en contact avec la Ville. Lors du traitement des données personnelles, la Ville respectera la législation européenne et nationale applicable en matière de protection de la vie privée.

 

La Ville de Tubize attache une grande importance au respect de votre vie privée et protège vos données personnelles en appliquant le Règlement Général européen 2016/679 relatif à la Protection des Données personnelles, ci-après "RGPD"). Dans les cas où la loi belge du 30 juillet 2018, relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, contient des exigences plus strictes, nous agirons conformément à cette législation.

2    Quelles sont les données à caractère personnel traitées par la Ville de Tubize ?

Par « données à caractère personnel », on entend toute information permettant d'identifier ou de rendre identifiable, directement ou indirectement, une personne au moyen d'un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, une donnée de localisation, un identifiant en ligne, ou d'un ou plusieurs éléments caractéristiques de l'identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de cette personne.

 

La Ville de Tubize traite les catégories suivantes de données personnelles :

-       Données d'identification: données personnelles avec lesquelles la Ville peut vous identifier.

Par exemple : nom, prénom, photographie, etc.

-       Coordonnéesde contact : coordonnées avec lesquelles la Ville peut vous contacter si nécessaire, pour répondre à vos questions.

Par exemple : numéro de téléphone, adresse postale, adresse e-mail, etc.

-       Données familiales: il s'agit de données concernant la composition de votre famille. Par exemple, composition de la famille, état civil, nombre de personnes à charge, etc.

-       Caractéristiques personnelles : Il s’agit d’informations qui vous sont propres et qui peuvent se révéler importantes dans l’exercice de nos fonctions.

Par exemple : langue, nationalité, sexe, date et lieu de naissance, statut de propriétaire ou de locataire, etc.

-       Informations la formation: il s'agit d'informations sur les formations s que vous avez suivis.

Par exemple : niveau d'éducation, diplômes, qualifications, parcours scolaire, etc.

-       Renseignements sur l'emploi:

Par exemple, des renseignements sur votre carrière, des références professionnelles, votre employeur actuel, des renseignements sur vos régimes de retraite et d'assurance, etc.

-       Données comportementales: cette catégorie comprend les données relatives à votre utilisation du site Internet.

Par exemple : préférences linguistiques, cookies, journaux de vos activités, etc.

-       Informations de connexion: il s'agit de toutes les informations que nous recueillons lorsque vous utilisez nos services numériques tels que le site Internet. Cela nous permet de sécuriser les applications et de vous offrir un support optimal pour nos services numériques. 

Par exemple : noms d'utilisateur, adresse IP, informations sur l'appareil de connexion, etc.

-       Numéro de registre national

-       Données financières: il s'agit des informations nécessaires au traitement des services payants et des services pour lesquels la Ville de Tubize agit en tant que créancier ou débiteur.

Par exemple : numéros de compte, soldes impayés, salaire, etc.

-       Données sensibles: pour certains services, la Ville de Tubize collecte également des données personnelles dites particulières. Ces informations ne seront collectées qu'à des fins spécifiques pour lesquelles des contrats spécifiques ont été conclus, et dans la mesure où la collecte de ces informations est autorisée par la loi ou sur la base de votre consentement.

Par exemple : information sur la santé, information juridique, etc.

 

3    Sur quelles bases la commune traite-t-elle vos données personnelles ?

La Ville de Tubize ne traite des données personnelles que s’il y a une base légitime pour le faire. Par conséquent, le traitement n'a lieu que :

-       Si la Ville a obtenu votre permission pour les traiter ;

-       Dans le cadre d'une obligation contractuelle ou en préparation d'un contrat avec la Ville ;

-       Si cela est nécessaire à l'accomplissement de nos obligations légales (y compris l'accomplissement des tâches communales) ;

-       Si cela est nécessaire à l'accomplissement d'une mission d'intérêt général ou d'une mission dans le cadre de l'exercice de l'autorité publique confiée à la Ville ;

-       Si cela est d'une importance vitale pour la personne ;

-       Si cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Ville ;

 

Si la Ville souhaite traiter vos données personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées, votre autorisation sera toujours demandée au préalable.

4    À quelles fins et sur quelle base la Ville traite-t-elle vos données personnelles ?

La Ville de Tubize n'utilise toujours que les données personnelles nécessaires pour fournir un bon service et nous les traitons avec soin. Nous nous engageons à ne traiter vos données personnelles que d'une manière compatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées. Ces objectifs sont les suivants :

 

-       Fournir un service optimal: la Ville traite les données personnelles de ses citoyens pour l'exécution des différentes tâches communales. Afin de fournir un bon service, nous avons besoin de certaines données personnelles. Cependant, la Ville n'utilise que le minimum d'informations nécessaires pour pouvoir fournir ce service. L'ensemble des données requises dépend du service fourni. Si aucune disposition légale ne prévoit la fourniture de ce service, le traitement de vos données personnelles s'effectuera toujours sur la base de votre consentement.

 

-       Entretenir des contacts et des interactions avec les citoyens et d'autres personnes : la Ville utilise des données personnelles pour vous identifier et vous contacter, pour vous informer, pour traiter vos demandes ou pour répondre à vos questions. Les demandes et autres questions sont enregistrées dans les systèmes de la Ville, de sorte qu'elles peuvent être facilement renvoyées ultérieurement si nécessaire. Si aucune disposition légale ne permet de vous contacter, le traitement de vos données personnelles aura toujours lieu sur la base de votre consentement.

 

-       Afin de respecter les obligations légales: la prestation de services et le traitement des données personnelles qui y est associé sont dans de nombreux cas déterminés par la loi. Si, par exemple, vous demandez un permis, une subvention ou une installation, nous recueillons, traitons et conservons vos données personnelles.

 

-       Tenir ses citoyens et les autres personnes informées: La Ville de Tubize envoie des bulletins et des brochures d'information. Cela se fait toujours sur la base du consentement du citoyen ou de la personne concernée.

 

-       Pour l'organisation d'événements: La Ville de Tubize utilisera vos données personnelles lors de l'organisation d'événements, par exemple lors de l'inscription à ces événements ou pour inviter ses citoyens à des événements, et pour le traitement administratif qui accompagne l'organisation. L'envoi d'invitations ou d'inscriptions se fait uniquement sur la base du consentement du citoyen.

 

-       Page Facebook : La Ville de Tubizeet Facebook sont des responsables de traitement conjoints concernant les données des visiteurs despagesfan de la Ville sur le site de Facebook. Vous pouvez obtenir plus d’information via l’Addenda de Facebook concernant le responsable de traitement des données Statistiques^[1]. Nous utilisons la fonction Facebook Insights en relation avec le fonctionnement de la page Facebook afin d'obtenir des données statistiques anonymes sur les utilisateurs, par exemple, concernant les « j’aime » sur notre page Facebook, la visibilité de nos postes et les données démographiques des visiteurs de la page. Nous ne relions pas ces données à d'autres données personnelles que celles que nous décrivons dans cette Déclaration de confidentialité. Ce traitement de données est destiné à nous permettre, en tant qu'opérateur de la page Facebook, de recevoir des statistiques compilées par Facebook à partir des visites sur notre page Facebook. L'objectif est de contrôler la visibilité de nos activités. Les statistiques de visiteurs nous sont transmises exclusivement sous forme anonyme. Nous n'avons pas accès aux ensembles de données sous-jacents. Nous exploitons cette page Facebook pour nous présenter aux utilisateurs de Facebook et aux autres personnes intéressées qui visitent notre page Facebook, et pour communiquer avec eux. Ainsi, si vous nous transmettez des données personnelles via la messagerie Messenger, celles-ci ne sont utilisées que pour répondre à votre question ou pour faire suite à votre demande. Nous traitons alors vos données personnelles sur base de notre intérêt légitime à communiquer avec les visiteurs de notre page.

 

La Ville de Tubize n'utilisera vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou fournies par vous. Cela signifie que si vous saisissez votre nom et votre adresse, par exemple pour l'envoi d'une brochure, ces données ne seront pas utilisées à d'autres fins ou pour vous envoyer d'autres informations, telles que des newsletters. Si vous nous transmettez des données personnelles et que nous souhaitons les utiliser par la suite dans un contexte différent, nous vous demanderons toujours votre autorisation explicite au préalable.

5    Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

 

Le RGPD vous accorde un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Vous pouvez exercer ces droits à tout moment auprès de la Ville. Ces droits sont :

-       Droit d'accès: Vous avez le droit à tout moment et gratuitement d'accéder à vos données personnelles et de demander une copie des données personnelles la Ville de Tubize collecte à votre sujet.

 

-       Droit de rectification: vous avez le droit de faire modifier vos données si elles sont incorrectes et/ou incomplètes. La modification des données personnelles peut être liée à des restrictions contractuelles et/ou légales, qui rendent parfois impossible leur modification en raison de nos obligations.

 

-       Droit à l'effacement des données ('droit à l'oubli'): vous avez le droit de faire effacer vos données de nos systèmes. La suppression de données personnelles n'est parfois pas possible en raison d'obligations contractuelles, de dispositions légales et de l'intérêt général de notre organisation, ce qui signifie que cette demande ne peut pas toujours être accordée.

 

-       Droit d'opposition: vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par la Ville. Ce droit d'opposition ne s'applique pas aux communications dans le cadre d'accords contractuels et/ou d'obligations légales.

 

-       Droit de révoquer votre consentement: vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment si le traitement de vos données est basé sur le consentement. Cela peut se faire de la même manière que vous avez donné votre consentement.

 

-       Droit de limiter le traitement: vous avez le droit de demander que le traitement de vos données soit limité. Dans ce cas, la Ville continuera à conserver vos données, mais leur utilisation sera restreinte en fonction de votre demande. Cette demande peut être faite, par exemple, si vous constatez que vos données personnelles sont incorrectes, en attendant leur rectification. Nous n'avons à répondre à ces demandes que dans les cas prévus par la loi.

 

-       Droit à la portabilité de vos données: vous avez le droit d'obtenir vos données personnelles traitées par la Ville sous une forme structurée, commune et lisible numériquement et/ou de transmettre ces données personnelles directement à un autre responsable du traitement.

 

Ces droits peuvent être exercés gratuitement en envoyant un e-mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Il est possible que nous vous demandions d'abord des renseignements supplémentaires afin de confirmer votre identité et de nous assurer que la demande provient de vous.

 

Toutes les demandes ci-dessus sont gratuites, sauf si la Ville de Tubize considère la demande comme manifestement infondée ou excessive (comme c'est le cas, par exemple, d'une demande répétée). Dans ce cas, la Ville peut exiger des frais raisonnables compte tenu des frais administratifs ou refuser de se conformer à la demande.

 

Si, à tout moment, vous estimez que la Ville de Tubize porte atteinte à votre vie privée, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de Protection des Données : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél +32 (0)2 274 48 00, e-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

6    Divulgation à des tiers

En règle générale, les données personnelles ne seront pas rendues publiques, vendues ou transmises à d'autres organisations, sauf pour se conformer aux obligations légales et en cas de demande explicite des autorités judiciaires ou des forces de police. Dans le cas exceptionnel où la Ville transmet des données personnelles à d'autres organisations, cela est explicitement indiqué lorsque les données sont demandées ou que le consentement explicite de la personne est demandé.

 

Grâce à la législation sur l'accès public à l'information, les tiers peuvent soumettre une demande d'information à la Ville. En principe, vos données ne seront pas divulguées, sauf si la loi l'exige. Dans tous les cas, la demande sera toujours vérifiée par rapport à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

 

Toutefois, les données à caractère personnel peuvent être partagées avec des sous-traitants auxquels la Ville a confié certaines activités de traitement. Dans ce cas, une convention de traitement des données est toujours conclue entre la Ville et le sous-traitant afin de garantir que le sous-traitant offre les mêmes garanties en matière de protection des données que la Ville. Nous veillons à ce que les données personnelles ne soient traitées par les sous-traitants que dans le but pour lequel elles ont été collectées. Le transformateur est tenu de respecter toutes les obligations légales et les instructions de la Ville.

7    Sécurité et confidentialité de vos données personnelles

La Ville de Tubize a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.

 

Nous avons tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des systèmes d'information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d'accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. Tous nos employés et les tiers que nous engageons sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

 

La Ville de Tubize vous informe que notre site Internet peut contenir des liens, des hyperliens ou des références à d'autres sites comme Facebook, que la Ville ne contrôle pas et auxquels notre Politique de Confidentialité ne s’applique pas. Ces sites ne sont pas gérés par la Ville. La Ville de Tubize n'est dès lors pas responsable du contenu de ces sites auxquels il est fait référence, ni des offres, produits ou services qui y sont mentionnés. Nous vous recommandons donc de lire attentivement chaque Politique de Confidentialité de chaque site que vous visitez, car elle peut différer de notre Politique de Confidentialité.

8    Conservation de vos données personnelles

La Ville de Tubize ne conserve vos données personnelles que le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons reçues, à l'exécution d'un contrat ou au respect d'une obligation légale. Les périodes de conservation diffèrent en ce qui concerne le type d'activité de traitement et la finalité pour laquelle les données à caractère personnel ont été collectées. La Ville de Tubize ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour l'exécution et le traitement administratif des services offerts et facilités par elle.

 

Les données personnelles que nous collectons sur la base de votre consentement seront conservées par nous aussi longtemps que votre consentement reste valable.

 

Certaines périodes de conservation sont déterminées par la loi : les données personnelles doivent alors être conservées conformément à cette période. Les délais de conservation légaux peuvent être consultés dans les listes de sélection des archives disponibles auprès des Archives nationales.

 

Dans tous les cas, les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période plus longue s'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si la personne concernée s'oppose au traitement de ses données à caractère personnel et s'il n'existe plus de raison légitime de les conserver.

 

Nous garantissons de ne donner qu'un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonyme vos données personnelles si la période de conservation est écoulée.Lors de la création et de la mise à jour des statistiques, qui est une tâche communale, vos données personnelles sont toujours rendues anonymes.

9    Mise à jour de cette Déclaration de confidentialité

La Ville de Tubize peut modifier ou mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables. Pour ce faire, nous affichons la version mise à jour sur le site Internet de la Ville. Lorsque nous publions des modifications à notre déclaration, nous modifions la date et le numéro de version de la "dernière mise à jour" de notre politique de confidentialité. Les changements importants seront affichés sur notre page d'accueil. Néanmoins, nous vous conseillons de lire régulièrement notre déclaration de confidentialité.

10  Coordonnées de contact

Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations au sujet de l'information contenue dans la présente déclaration ou de toute autre question relative au traitement de vos données personnelles par la Ville de Tubize, veuillez communiquer avec notre Délégué à la Protection des Données Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

 

Si vous préférez nous contacter par courrier, vous pouvez le faire à l'adresse suivante : Délégué à la Protection des Données, Grand’Place 1, 1480 Tubize, Belgique.